住居者や外来者への対応、備品の管理など、受付の業務の重要性について

マンション管理の受付業務

マンションには多くの人がかかわっています。マンション住民はもちろんのこと、住民を訪ねてくる外来者や郵便物の配達員など多様です。管理員が来訪者に対応する業務を受付業務といいます。また、備品の管理など、外来者への対応以外の業務も。ここでは、そのような受付業務について紹介しています。

受付業務の内容

受付業務の内容として挙げられるのは、以下の事項です。

居住者・外来者の応接

マンション住民が生活を送る中で出てくる要望・苦情の応対や、外来者への窓口となります。

備品の管理

マンションの備品管理を行います。また、共有部分の鍵の保管・貸し出しも行います。

官公庁との連絡

大規模修繕や各作業において公的な届出が必要になったときに、官公庁と連絡をとって報告義務を怠ることのないようにします。

通知事項の掲示

マンションでの決まり事や注意すべきことを掲示板や回覧板などを使い、住民に通知します。

入退去届けの受理

新しくマンションに入居する人や、引っ越す人から入退去届けを受け取ることで、マンション全体の入居者を把握します。

トラブルを防ぐためにも適切な受付業務が必要

受付業務がしっかりと行われないと、通知を怠ったために生じる住民の共通認識の違いや、備品の紛失などの各種トラブルに見舞われます。住民を訪ねてくる外来者や配達員などの来訪者がいつ来るかはわからないため、住民が行うにはなかなか難しいことも。そのような場合は管理会社のサポートを受けることを考慮するのも良いでしょう。